Regulamin organizacyjny

Postanowienia ogólne.

§1

Ośrodek Pomocy Społecznej w Ożarowicach , zwany dalej Ośrodkiem , działa na podstawie art.18 ust.2 pkt.9 ppkt h , ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity – Dz.U. z 2020 r.,poz. 713 ) oraz Statutu Ośrodka Pomocy Społecznej w Ożarowicach zatwierdzonego Uchwałą Rady Gminy Ożarowice
nr XVII.303.2020 z dnia 1 lipca 2020r.

§2

Regulamin organizacyjny zwany dalej „regulaminem” określa strukturę organizacyjną Ośrodka oraz szczegółowy zakres zadań ,uprawnień i obowiązków pracowników w nim zatrudnionych.

§3

1. Zakres działania Ośrodka określa Statut Ośrodka Pomocy Społecznej
   w Ożarowicach.

2. Organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa” Regulamin Pracy Ośrodka Pomocy Społecznej w Ożarowicach”.

3. Wymagania kwalifikacyjne pracowników oraz warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą ustala „Regulamin wynagradzania pracowników Ośrodka Pomocy Społecznej w Ożarowicach”.

ROZDZIAŁ II

Struktura organizacyjna Ośrodka.

§4

1. Pracą Ośrodka kieruje Kierownik Ośrodka w zakresie ustalonym przepisami prawa , uchwał Rady Gminy i Statutem Ośrodka.

2. Kierownik jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Ośrodka.

3. W czasie nieobecności Kierownika zastępstwo pełni wyznaczony przez Kierownika pracownik.

§5

1. W celu realizacji zadań w Ośrodku tworzy się następujące działy:

• Dział Finansowo- Księgowy- FK,

• Dział Pomocy Społecznej – PS,

• Dział Swiadczeń Rodzinnych- SR, SW

2. W ramach działów tworzy się następujące stanowiska pracy:

• Kierownik -1 etat

• Główny Księgowy – 1 etat

• Pracownik Socjalny- 3 etaty

• Referent/Inspektor ds. świadczeń rodzinnych I wychowawczych – 2 etaty

3. Schemat organizacyjny stanowi załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu

4. Pracownicy na wyodrębnionych stanowiskach pracy w poszczególnych działach odpowiadają bezpośrednio przed Kierownikiem za realizację powierzonych im zadań oraz organizację i skuteczność pracy.

ROZDZIAŁ III

Zakresy działania Kierownika i działów Ośrodka.

§6

Do wspólnych zakresów działania wszystkich działów ( każdy w ramach swoich kompetencji) należy w szczególności:

1. Opracowywanie projektu budżetu OPS oraz jego realizowanie

2. Opracowywanie okresowych analiz,ocen, informacji , sprawozdań,

3. Realizowanie Gminnej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych,

4. Prowadzenie postepowań administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,

5. Udzielanie inforamcji klientom o przysługujących im prawach
   i uprawnieniach,

6. Przygotowywanie projektów o pozyskiwanie środków z różnych funduszy ,

7. Współpraca w sprawach różnych działów.

8. Dbałośc o zachowanie tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych.

9. Systematyczne podnoszenie swych kwalifikacji zawodowych.

10. Realizacja innych zadań wynikających z odrębnych ustaw a określonych w indywidualnych zakresach czynności.

11. Wykonywanie zastępstwa służbowego w czasie nieobecności innych pracowników

12. Wykonywanie innych czynności zleconych przez Kierownika OPS.

§ 7

Do zakresu działania Kierownika Ośrodka należy:

1. Zarządzanie, nadzorowanie i kierowanie pracą Ośrodka

2. Nadzorowanie realizacji zadań określonych w Statucie Ośrodka

3. Nadzorowanie prawidłowej realizacji budżetu Ośrodka

4. Prowadzenie kontroli wewnętrznej

5. Zarządzanie mieniem Ośrodka

6. Zatrudnianie , awansowanie i zwalnianie pracowników oraz dokonywanie innych czynności z zakresu prawa pracy.

7. Określanie zakresów czynności i odpowiedzialności pracowników Ośrodka.

8. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie udzielonych upoważnień przez Wójta Gminy Ożarowice

9. Składanie Radzie Gminy corocznego sprawozdania z działalności Ośrodka oraz przedstawianie potrzeb w zakresie realizacji zadań przypisanych Ośrodkowi.

10. Przedkładanie materiałów dotyczących działalności Ośrodka pod obrady Rady Gminy.

11. Wydawanie wewnętrznych zarządzeń, instrukcji i poleceń służbowych w sprawach dotyczących funkcjonowania Ośrodka

§8.

Do zakresu działań Działu Finansowo-Księgowego należą sprawy:

1. Zarządzanie całością finansów Ośrodka poprzez dokonywanie pełnej analizy i sprawdzanie płynności przepływów oraz dokonywanie wyboru finansowania zadań.

2. Organizowania i prowadzenia rachunkowości w Ośrodku zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami oraz sprawowanie nadzoru w tym zakresie.

3. Prowadzenia gospodarki finansowej Ośrodka w zakresie realizacji dochodów i wydatków oraz dysponowania środkami pieniężnymi.

4. Zapewnienia pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych w imieniu Ośrodka.

5. Prowadzenia analiz wykorzystania środków przydzielonych z budżetu i innych będących w dyspozycji Ośrodka.

6. Opracowanie projektów przepisów wewnętrznych dotyczących prowadzenia rachunkowości ,a w szczególności : zakładowego planu kont, obiegu dokumentów finansowo- księgowych , zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

7. Zapewnienia przestrzegania wewnętrznej dyscypliny budżetowej i obiegu dokumentacji finansowej.

8. Przygotowania projektu budżetu Ośrodka.

9. Terminowego przygotowania wynagrodzeń pracowników jednostki, odpisów na ZFŚS.

10. Terminowego regulowania wszystkich zobowiązań Ośrodka.

11. Prowadzenie ksiąg inwentaryzacyjnych oraz poprawne i terminowe rozliczanie inwentaryzacji składników mienia

12. Sporządzania sprawozdawczości finansowej z wykonania budżetu i bilansu jednostki.

13. Przestrzeganie procedur kontroli zarządczej w zakresie spraw finansowo- księgowych.

§9

Do zakresu działania Działu Pomocy Społecznej należy:

1. Praca socjalna

2. Rozpoznawanie i ustalanie potrzeb w zakresie pomocy społecznej w sołectwach Gminy Ożarowice zgodnie z przydzielonymi rejonami opiekuńczymi.

3. Przeprowadzanie wywiadów (środowiskowych) , kontrolnych, alimentacyjnych,.

4. Kompletowanie dokumentacji osób ubiegających się o świadczenia z OPS oraz innych jednostek organizacyjnych pomocy społecznej.

5. Prowadzenie rejestrów i dokumentacji w tym w systemie komputerowym .

6. Udzielanie klientom pełnej informacji o przysługujących im świadczeniach , o dostępnych formach pomocy i zasadach ich uzyskiwania.

7. Współdziałanie z działającymi na terenie Gminy placówkami służby zdrowia, szkołami, przedszkolami , policją, zakładami pracy.

8. Planowanie pomocy i monitorowanie zaspakajania potrzeb.

9. Pomoc w uzyskaniu dla osób będących w trudnej sytuacji życiowej poradnictwa dotyczącego możliwości rozwiązywania problemów i udzielania pomocy przez właściwe instytucje państwowe, samorządowe i organizacje pozarządowe oraz wspieranie w uzyskiwaniu pomocy.

10. Pobudzanie społecznej aktywności i inspirowanie działań samopomocowych w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych osób, rodzin , grup i środowisk społecznych.

11. Współpraca i współdziałanie z innymi specjalistami w celu przeciwdziałania i ograniczania patologii i skutków negatywnych zjawisk społecznych, łagodzenia zjawisk ubóstwa

12. Współuczestniczenie w inspirowaniu, opracowaniu, wdrażaniu oraz rozwijaniu regionalnych i lokalnych programów pomocy społecznej ukierunkowanych na podniesienie jakości życia

13. Inicjowanie nowych form pomocy osobom i rodzinom mających trudną sytuację życiową oraz inspirowanie powołania instytucji świadczących usługi służące poprawie sytuacji takich osób i rodzin.

14. Współpraca z Zespołem Interdyscyplinarnym Gminy Ożarowice ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie, poprzez udział w grupach roboczych powołanych w przypadkach przemocy w rodzinie.

§10

Do zakresu działania Działu Świadczeń Rodzinnych należy:

1. Przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o przyznanie świadczeń rodzinnych,
   wychowawczych I z funduszu alimentacyjnego .

2. Udzielanie informacji o przysługujących świadczeniach.

3. Planowanie środków finansowych na wypłatę świadczeń

4. Prowadzenie ewidencji osób korzystających ze świadczeń rodzinnych
   i wychowawczych w formie papierowej I elektronicznej,

5. Obsługa systemów informatycznych przeznaczonych do obsługi świadczeń rodzinnych , wychowawczych, funduszu alimentacyjnego i obsługi sprawozdań,

6. Przygotowywanie analiz, informacji i sprawozdań z realizowanych zadań,

7. Wydawanie zaświadczeń osobom zainteresowanym .

8. Prowadzenie korespondencji działu świadczen rodzinnych.

9. Współpraca z innymi organami i instytucjami w zakresie realizowanych zadań.

10. Zlecanie przeprowadzenia wywiadów srodowiskowych.

ROZDZIAŁ IV

Zasady załatwiania spraw i podpisywania i pism.

§11

1.  Pracownicy są odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie sprawy, zgodnie z interesem Ośrodka i interesem społecznym oraz obowiązującymi przepisami.
2. Pracownicy odpowiadają za właściwą, prawidłową i terminową realizację zadań określonych w zakresie obowiązków
3. Przy załatwianiu indywidualnych spraw klientów Ośrodka pracownicy zobowiązani są do:

   1. Powiadomienia o przedłużeniu terminu rozstrzygnięcia sprawy.

   2. Informowania zainteresowanych o stanie załatwienia sprawy,

   3. Udzielania informacji niezbędnych przy załatwianiu danej sprawy i wyjaśnianiu treści obowiązujących przepisów,

§12

1. W sprawach skarg i wniosków interesantów przyjmuje Kierownik w godzinach pracy Ośrodka.

2. Kierownik prowadzi rejestr skarg i wniosków wpływających do Ośrodka.

3. Zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków regulują przepisy szczegółowe.

§ 13

1. Wszelka korespondencja wpływająca do Ośrodka jest rejestrowana w rejestrze korespondencji.

2. Pisma urzędowe wychodzące na zewnątrz są podpisywane przez Kierownika Ośrodka, a egzemplarz pozostający w Ośrodku także przez pracownika merytorycznego prowadzącego dana sprawę.

3. Decyzje administracyjne są wydawane na podstawie upoważnień określonych w przepisach szczegółowych.

4. Do podpisu wyłącznie przez Kierownika Ośrodka zastrzeżone są następujące dokumenty:

   1. Zarządzenia wewnętrzne,

   2. Decyzje w sprawach osobowych wszystkich pracowników,

   3. Korespondencja wychodząca ,z wyjątkiem tej do podpisywania, której Kierownik upoważni innych pracowników,

   4. Sprawozdania finansowe Ośrodka,

   5. Inne sprawozdania, na których wymagany jest podpis Kierownika.

5. W czasie nieobecności Kierownika Ośrodka lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty wymienione w punkcie: c, d i e podpisuje osoba zastępująca Kierownika.

ROZDZIAŁ V

Postanowienia końcowe.

§14

Indywidualne zakresy czynności pracowników Ośrodka określają ich obowiązki i zakres odpowiedzialności służbowej.

§15

Przy zmianach personalnych pracowników Ośrodka obowiązuje protokolarne przekazanie zakresu pracy i obowiązków dokumentacji służbowej.

§16

Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym Ośrodka nastepują w trybie właściwym dla jego wprowadzenia.

§17

Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021r.